山东省退役军人事务厅等6部门

关于印发《山东省退役军人人事档案管理

办法》的通知

各市退役军人局、教育局、财政局、人力资源社会保障局、档案局、军分区（警备区）：

为切实提升退役军人人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化、信息化水平，现将《山东省退役军人人事档案管理办法》印发给你们，请认真抓好贯彻落实。

山东省退役军人事务厅          山东省教育厅           

 山东省财政厅       山东省人力资源和社会保障厅    

山东省档案局          山东省军区政治工作局       

2022年10月10日        

山东省退役军人人事档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范退役军人人事档案管理，提升全省退役军人人事档案管理工作科学化、制度化、规范化、信息化水平，根据《中华人民共和国退役军人保障法》《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《军队档案条例》《退役军人事务部等7部门关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》（退役军人部发〔2021〕65号）等有关规定，结合我省工作实际，制定本办法。

第二条  退役军人人事档案管理工作坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平强军思想和习近平总书记关于退役军人工作重要论述，加强统筹设计，坚持问题导向，注重改革创新，强化协同配合，建立权责清晰、管理规范、服务优质、运转高效、安全可靠的工作机制，更好地维护退役军人合法权益，服务国防和军队建设，服务经济社会发展。

第三条  退役军人人事档案管理工作在党委、政府领导下，纳入退役军人工作整体规划，建立健全由退役军人事务部门牵头，军地相关部门各司其职、合力共为的工作机制，推动退役军人人事档案管理利用工作高质量发展。

第四条  退役军人人事档案是军人参军入伍、政治思想、服役表现的历史记载，是全面了解军人服役经历、确定其退役后各项待遇的重要依据，是做好应急备战人才储备的基础支撑。退役军人人事档案管理工作，对做好退役军人服务保障、安全保密、帮扶援助、化解遗留问题等提供了重要抓手。

第五条  退役军人人事档案管理工作应当遵循下列原则：

（一）党管档案、落实责任；

（二）依法依规、全面从严；

（三）分类归集、属地管理；

（四）循序渐进、应转尽转；

（五）真实准确、完整规范；

（六）方便利用、安全保密。

第六条  对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人，退役军人事务部门应当会同档案主管部门按照国家有关规定给予奖励。

第七条  本办法适用于符合《中华人民共和国退役军人保障法》规定且移交山东省安置的退役军人。

第二章  机构和职责

第八条  各级退役军人事务部门负责本行政区域内安置的退役军人人事档案管理利用工作，并接受同级党委组织部门和档案主管部门的监督与指导。

第九条  教育、财政、人力资源社会保障以及军队相关部门在各自职责范围内做好退役军人人事档案管理利用工作。

第十条  退役军人事务部门要配备政治可靠、遵纪守法、责任心强、熟悉档案业务的档案工作人员，并保持档案工作人员队伍的相对稳定。档案工作人员原则上应当具备相应的专业知识和技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。加强业务学习培训，不断提升档案工作队伍的政策水平和综合素养。

第十一条  各级退役军人服务中心、军休服务管理机构等服务保障机构，根据要求承担具体任务，提供相关延伸性、辅助性服务。

第十二条  各级退役军人事务部门应会同相关部门建立退役军人人事档案管理工作考评机制，不断促进退役军人人事档案管理工作质量提升。

第三章  交接审核

第十三条  退役军人人事档案由军地相关单位区分不同安置方式进行移交接收。

第十四条  作转业、逐月领取退役金、复员安置的退役军官，以及作安排工作、逐月领取退役金安置的退役军士和作安排工作安置的退役义务兵的人事档案，由军队相关单位政治工作部门按有关规定向安置地县级以上退役军人事务部门和相关部门移交。

第十五条  作自主就业、供养安置的退役军人的人事档案，由军队师、旅、团级单位政治工作部门按规定向安置地退役军人事务部门移交。

第十六条  作退休安置的退役军人的人事档案，由军队相关单位政治工作部门按规定向安置地退役军人事务部门移交。

第十七条  军人退役前，其所在团级以上单位按照《军队档案条例》等有关规定，整理、审核退役军人人事档案，确保要素齐全、清晰完整、真实准确，同时按照管理权限留存退役军人人事档案数字复制件。按照相关规定加强对退役军人人事档案的保密审查和脱密处理，并在档案封皮、档案袋及档案材料《转递单》中明确保密要求。

第十八条  退役军人事务部门接收退役军人人事档案后，应当区分不同安置方式按规定审核档案材料，重点审核：

（一）入伍材料；

（二）党（团）员材料；

（三）军衔、职务晋升（调整）材料；

（四）学历职称材料；

（五）伤残评定材料；

（六）退出现役材料；

（七）安置去向材料；

（八）奖励惩处材料；

（九）生活待遇材料；

（十）考核考察材料；

（十一）结婚材料；

（十二）独生子女材料；

（十三）其他需要审核的档案材料。

对于退役士兵，属于入伍批准、义务兵注册、军士退役时本衔级注册相关证表缺失的，其人事档案材料中应当具备中央军委政治工作部统一制发的《士兵档案材料证明信》。

第十九条  退役军人人事档案审核过程中，军地双方要加强沟通，在各自职责范围内为对方审档核查提供便利和协助。对档案材料蓄意作假伪造的，由军队按照有关规定认定和处理后进行移交；对退役军人弄虚作假骗取安置待遇的，由县级以上退役军人事务部门和相关部门取消相关待遇。

第二十条  退役军人事务部门在审核退役军人人事档案时，发现相关材料缺失的，要及时向军队相关部门反馈，军队相关部门按照有关规定补充完善后，再予以移交。

第四章  有序转接

第二十一条  对于本办法实施前存放在其他部门以及因特殊情况由本人保存的退役军人人事档案，按照应转尽转、积极稳妥、循序渐进的原则，由安置地退役军人事务部门指导所属退役军人服务中心有序转接。人事档案转接工作各地在有条件的地方先行试点，再逐步推开，原则上应于2023年底前完成。

第二十二条  对于存放在乡（镇、街道）、人民武装部、公共就业和人才服务机构，以及授权管理流动人员人事档案机构等单位的退役军人人事档案，由安置地县级退役军人事务部门牵头，指导所属退役军人服务中心会同原档案管理单位进行全面摸底造册，建立工作台账，制定转接计划，分批分步进行交接。

第二十三条  对于存放在档案馆的退役军人人事档案，由其继续管理；已有相关部门、机构服务管理的自主择业军队转业干部、离退休军人等退役军人的人事档案，仍由其继续管理。

第二十四条  对于退役军人因特殊情况由本人自行保管的人事档案，实行一事一批，按照个人申请、县级审批的程序办理。根据个人意愿，可交由安置地退役军人事务部门管理。具体按照如下程序办理：

（一）由退役军人本人向安置地县级退役军人事务部门提出书面申请，如实填写《退役军人人事档案移交申请表》（见附件），并对其人事档案材料的真实性作出承诺。申请书和申请表须由本人亲笔签名。

（二）安置地县级退役军人事务部门与申请人共同启封其人事档案（已启封的须由申请人书面说明原因），并按规定进行复印，供后续审核使用，人事档案复印件须由本人签字确认。由安置地县级退役军人事务部门与申请人当面密封其人事档案，双方签字后加盖公章暂存。

（三）安置地县级退役军人事务部门委托所属退役军人服务中心根据人事档案复印件信息商有关部门仅对申请人的退役军人身份信息进行核实。申请人属于退役军人的，县级退役军人事务部门及时作出审批，按规定存放其人事档案。不属于退役军人的，不予批准，并书面向申请人说明理由、通知取档。

第二十五条  退役军人本人自行保管的人事档案,移交后要另册管理。退役军人根据审核交接后的人事档案提出相关待遇申请等事项的，安置地县级退役军人事务部门应当按照一事一审的原则，商军地有关部门对相应档案材料另行审核。

第五章  管理服务

第二十六条  对于本办法实施后移交的退役军人人事档案，按照分类归集、属地管理的原则，根据不同安置方式确定相应的管理机构。

第二十七条  转业军官和安排工作退役士兵的人事档案，由安置地县级以上退役军人事务部门和相关部门移交接收安置单位进行管理。

第二十八条  逐月领取退役金退役军人、复员军官、自主就业退役士兵、分散供养退役军人、自谋职业退役士兵以及灵活就业退役士兵和视为放弃安排工作待遇退役士兵、视为放弃安置待遇退役士兵的人事档案，一般由安置地退役军人事务部门委托所属退役军人服务中心存放。其中，入伍时是普通高等学校在校学生的退役士兵，退出现役后复学的，其人事档案由安置地退役军人事务部门转交相关学校进行管理。

第二十九条  逐月领取退役金退役军人、复员军官、自主就业退役士兵、自谋职业退役士兵以及灵活就业退役士兵和视为放弃安排工作待遇退役士兵、视为放弃安置待遇退役士兵再就业时，可根据有关规定将人事档案移交用人单位存放管理。

第三十条  离退休退役军人的人事档案，一般由安置地退役军人事务部门委托所属军休服务管理机构存放管理；集中供养退役军人的人事档案，一般由安置地退役军人事务部门委托优抚医院存放管理。

第三十一条  各级退役军人事务部门和档案管理机构要根据人事档案管理法规规定，建立健全符合国家档案标准、体现退役军人特点的人事档案管理利用制度和标准，并按照一人一档、动态管理、利用便捷的要求，确保档案真实、完整、安全。

第三十二条  退役军人人事档案应随着管理权限的变化及时转递，转递时要通过机要交通转递或派专人送达，严禁本人自行携带。转递的退役军人人事档案，材料必须齐全，不得扣留材料。

第三十三条  对于部分退役军人人事档案丢失、损毁或个别材料缺失的情况，军地各级相关部门要分类施策、稳妥处理，积极探索建立退役军人人事档案查证渠道，研究处理办法，为落实相关待遇提供依据。

第三十四条  对于退役军人死亡满5年的，其人事档案管理按有关规定执行。退役军人人事关系和劳动关系按有关法律法规执行。

第三十五条  退役军人人事档案一般不予外借，因纪检监察等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，限期归还。特殊情况需要复印档案材料的，须事先申请，经批准方可办理。

第三十六条  退役军人因办理人事变动、学历提升、职称评定、社会保险缴纳和接续、工龄认定、退休等事项时，需查阅、复制本人档案的，其档案管理机构应按照国家相关规定予以办理。

第三十七条  有关单位因工作需要，需要查阅退役军人人事档案，应如实填写查阅审批材料，由单位负责同志审批签字并加盖公章，经档案管理机构审批同意后在规定时限、地点查阅。

第三十八条  各级退役军人服务保障机构要统筹利用现有资源，明确承担退役军人人事档案日常管理利用工作的机构和人员，建立完善“统一存放，免费服务”的工作机制，优化办理流程，提高服务质效。

第三十九条  对于暂时委托档案机构管理的退役军人人事档案，各级退役军人事务部门要结合工作实际，制定完善退役军人人事档案托管办法，加强日常监督指导，确保档案存放管理安全、使用规范便捷。

第四十条  退役军人事务部门按照有关规定，对退役军人档案管理机构下列情况进行检查:

（一）档案工作责任制和管理制度落实情况;

（二）档案库房、设施、设备配置使用情况;

（三）档案工作人员管理情况;

（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况;

（五）档案数字化和信息安全保障情况。

第四十一条  退役军人档案管理机构在退役军人事务部门检查或自查中发现存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向同级退役军人事务部门报告。

第六章  硬件设施建设及档案数字化

第四十二条  各级退役军人事务部门应按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）等相关规定，结合实际，加快档案库房建设，分别设置办公、整理、阅览和档案库房等，配备必要的档案装具以及温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统等设施设备，夯实硬件基础，不断提高现代化、规范化、标准化建设水平。目前自建档案库房确有困难的，可继续委托档案管理机构暂时保管退役军人人事档案，同时加快协调推动自建档案库房工作。

第四十三条  各级退役军人事务部门应按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870 -2017）等相关技术标准对退役军人人事档案进行数字化。严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，不断加强与业务系统和数据库关联融合，确保数字人事档案真实、完整、可用、安全，且与纸质人事档案保持一致。

第四十四条  对于本办法实施后县级以上退役军人事务部门新接收年度退役军人人事档案，由其指导所属退役军人服务保障机构及时进行数字化工作。其中，转业军官和安排工作退役士兵以及复学普通高等学校在校学生退役士兵的人事档案，应当在转交接收安置单位或相关学校前完成档案数字化工作；作其他方式安置的退役军人人事档案，应当在接收档案后6个月内完成数字化工作。

第四十五条  对于本办法实施后从各部门按规定接收的历年退役军人人事档案，以及由军休服务管理机构、优抚医院、自主择业军队转业干部管理服务机构等部门管理的退役军人人事档案，由相关退役军人事务部门指导所属退役军人服务保障机构于2025年底前全部完成人事档案数字化工作。

第四十六条  退役军人数字人事档案的利用、转递和保密等按照纸质人事档案相关规定执行。

第七章  法律责任

第四十七条  退役军人事务部门和档案管理机构及其工作人员应当按照法定的职权和程序开展监督检查工作，做到科学、公正、严格、高效，不得利用职权牟取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。

第四十八条  任何保管退役军人人事档案的单位和个人，不得违规添加档案材料，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。对属于国家秘密、工作秘密的退役军人档案材料和信息，应当严格保密。

第四十九条  对于在退役军人人事档案管理利用工作中出现的违纪违法行为，要严格依法依规予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章  附  则

第五十条  本办法自2022年12月1日起施行，有效期至2027年11月30日。

附件：退役军人人事档案移交申请表（式样）

附件

退役军人人事档案移交申请表（式样）